Wat is een WIK-brief?

De WIK-brief is een aanmaningsbrief die voldoet aan de eisen van de Wet Incassokosten (WIK), vastgelegd in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek (BW). Deze wet is op 1 juli 2012 in werking getreden en beschermt consumenten tegen onredelijk hoge incassokosten.

De kern van de regeling is dat u een consument-debiteur eerst een schriftelijke aanmaning moet sturen waarin u hem of haar een laatste termijn van minimaal veertien dagen geeft om de openstaande factuur alsnog te betalen. Pas als de debiteur na deze termijn nog steeds niet heeft betaald, mag u incassokosten in rekening brengen.

De WIK-brief is dus niet zomaar een aanmaning: het is een wettelijke voorwaarde die u moet vervullen voordat u buitengerechtelijke incassokosten mag vorderen. Zonder correcte WIK-brief vervalt uw recht op vergoeding van deze kosten. Dit is door de Hoge Raad meerdere keren bevestigd.

Een juridisch correcte WIK-brief bevat een aantal verplichte onderdelen. Als u ook maar een onderdeel weglaat, is de brief ongeldig en kunt u de incassokosten niet vorderen. De volgende elementen moeten in uw WIK-brief staan:

• De gegevens van de schuldeiser — uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens.
• De gegevens van de debiteur — de naam en het adres van de persoon of het bedrijf dat moet betalen.
• Het factuurnummer en factuurbedrag — een duidelijke verwijzing naar de openstaande factuur, inclusief het exacte bedrag.
• Een betalingstermijn van minimaal 14 dagen — beginnend op de dag na ontvangst van de brief. De formulering moet expliciet vermelden dat het gaat om "veertien dagen na de dag waarop deze brief is ontvangen".
• Het exacte bedrag aan incassokosten — u moet concreet vermelden welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als er niet op tijd wordt betaald. Een verwijzing naar "de wettelijke incassokosten" zonder bedrag is niet voldoende.
• Een sommatie tot betaling — een ondubbelzinnige oproep om de factuur binnen de gestelde termijn te voldoen.

Het vermelden van het exacte bedrag aan incassokosten is een punt waar veel ondernemers fouten maken. De Hoge Raad heeft in 2014 bepaald (ECLI:NL:HR:2014:3076) dat een vage verwijzing naar "wettelijke kosten" niet voldoet. U moet het concrete bedrag noemen.

De WIK-brief past in een duidelijk incassoproces. Hieronder vindt u de stappen die u als ondernemer doorloopt wanneer een klant niet betaalt:

• Stap 1: Factuur versturen — U stuurt uw factuur met een betalingstermijn (bijvoorbeeld 14 of 30 dagen).
• Stap 2: Betalingstermijn verstreken — De klant betaalt niet binnen de afgesproken termijn. De klant is nu in verzuim.
• Stap 3: WIK-brief versturen — U stuurt de veertiendagenbrief. Hierin geeft u de klant nog eenmaal 14 dagen de kans om te betalen.
• Stap 4: 14 dagen wachten — De termijn van 14 dagen gaat in op de dag na ontvangst van de brief door de debiteur.
• Stap 5: Incassokosten vorderen — Pas als de debiteur na de 14-dagentermijn nog steeds niet heeft betaald, mag u de incassokosten in rekening brengen en eventueel overgaan tot verdere incassomaatregelen.

Het is belangrijk dat u het volledige proces doorloopt. Slaat u een stap over, dan loopt u het risico dat een rechter de incassokosten afwijst.

In de praktijk worden de termen "aanmaning" en "WIK-brief" door elkaar gebruikt, maar er is een belangrijk verschil:

Een aanmaning is een algemene term voor een herinnering aan een openstaande betaling. U kunt meerdere aanmaningen sturen (eerste herinnering, tweede herinnering, enz.) zonder dat daar specifieke wettelijke eisen aan worden gesteld.

Een WIK-brief is een specifieke, wettelijk vereiste aanmaning die aan strikte vormvereisten moet voldoen. Alleen als uw brief aan alle eisen van artikel 6:96 lid 6 BW voldoet, geldt deze als geldige WIK-brief en mag u daarna incassokosten vorderen.

Het verschil zit hem dus niet in de intentie (beide zijn een oproep tot betaling), maar in de juridische geldigheid. Een gewone aanmaning zonder de vereiste elementen (concreet bedrag incassokosten, 14-dagentermijn) is juridisch gezien geen geldige WIK-brief, zelfs als deze wel als zodanig bedoeld was.

Tip: combineer uw laatste aanmaning met de WIK-brief. Zo bespaart u uzelf een extra stap in het incassoproces.

Lees meer over het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief in ons uitgebreide blogartikel.

De wetgever en de rechtspraak hebben duidelijke eisen geformuleerd waaraan een WIK-brief moet voldoen. Hieronder een overzicht van de belangrijkste punten:

• Schriftelijk — De brief moet schriftelijk zijn. Dit kan per post, maar ook per e-mail (zie hieronder).
• Termijn van minimaal 14 dagen — De debiteur moet minimaal 14 dagen de tijd krijgen om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst. Het gebruik van de formulering "binnen veertien dagen na dagtekening" is onvoldoende, omdat de debiteur de brief mogelijk pas dagen later ontvangt.
• Concrete vermelding van incassokosten — U moet het exacte bedrag vermelden dat u aan incassokosten in rekening zult brengen. Een formulering als "de wettelijk toegestane incassokosten" zonder bedrag is ongeldig.
• Juiste berekening — De vermelde incassokosten moeten overeenkomen met de wettelijke staffel (het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, oftewel de BIK-staffel). U mag niet meer vragen dan wettelijk is toegestaan.
• Eenmalig versturen volstaat — U hoeft de WIK-brief slechts eenmaal te versturen. Het is wel verstandig om bewijs van verzending te bewaren.

Let op: de eisen gelden specifiek voor vorderingen op consumenten (particulieren). Bij vorderingen op bedrijven (B2B) gelden andere regels en is de WIK-brief in beginsel niet verplicht, hoewel het versturen ervan ook in B2B-relaties verstandig is.

De hoogte van de incassokosten die u mag vorderen is vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). Dit besluit werkt met een staffelsysteem op basis van de hoofdsom van uw vordering:

• Over de eerste €2.500: 15% (minimaal €40)
• Over de volgende €2.500: 10%
• Over de volgende €5.000: 5%
• Over de volgende €190.000: 1%
• Over het meerdere boven €200.000: 0,5% (maximaal €6.775)

Het minimumbedrag aan incassokosten bedraagt altijd €40, ook als het percentage lager uitvalt. Dit betekent dat u bij kleine facturen (tot circa €267) altijd €40 aan incassokosten mag vorderen.

Wilt u direct weten hoeveel incassokosten u mag berekenen? Gebruik onze gratis incassokostencalculator om het exacte bedrag voor uw vordering te berekenen. Het juiste bedrag heeft u nodig om een geldige WIK-brief op te stellen.

Bent u BTW-plichtig? Lees dan ook ons artikel over incassokosten en BTW.

Een veelgestelde vraag is of u de WIK-brief per e-mail mag versturen in plaats van per post. Het antwoord is: ja, dat mag. De wet spreekt over een "schriftelijke aanmaning" en de rechtspraak heeft bevestigd dat e-mail hieronder valt.

Er zijn echter enkele belangrijke aandachtspunten bij het versturen per e-mail:

• Bewijslast — Bij een geschil moet u kunnen aantonen dat de debiteur de e-mail heeft ontvangen. Het is verstandig om een leesbevestiging te vragen of gebruik te maken van een dienst die de bezorging registreert.
• Juist e-mailadres — Gebruik het e-mailadres dat de debiteur zelf heeft opgegeven bij het aangaan van de overeenkomst, of waarmee eerder is gecommuniceerd.
• 14-dagentermijn — Bij e-mail gaat de termijn van 14 dagen in op de dag na verzending, omdat e-mail vrijwel direct wordt bezorgd. Dit is een voordeel ten opzichte van verzending per post, waarbij u rekening moet houden met postbezorging.
• PDF-bijlage — Het is aan te raden om de WIK-brief als PDF-bijlage mee te sturen, zodat de debiteur een duidelijk en formeel document ontvangt.

Via wikbriefversturen.nl kunt u uw WIK-brief snel en eenvoudig per e-mail versturen, inclusief automatische leesbevestiging en een professionele PDF-bijlage. Zo bent u juridisch goed beschermd.

Meer weten? Lees ons artikel over WIK-brief per e-mail versturen voor uitgebreide juridische onderbouwing.

Heeft u een correcte WIK-brief verstuurd en betaalt de debiteur na de 14-dagentermijn nog steeds niet? Dan heeft u verschillende mogelijkheden:

• Incassokosten in rekening brengen — U mag nu de eerder aangezegde incassokosten bij de hoofdsom optellen. Dit bedrag is direct opeisbaar.
• Wettelijke rente vorderen — Naast de incassokosten kunt u wettelijke rente vorderen over de periode dat de betaling te laat is. Voor consumenten bedraagt deze rente het percentage dat jaarlijks door de overheid wordt vastgesteld.
• Incassobureau inschakelen — U kunt een incassobureau inschakelen dat namens u de vordering int. De kosten hiervoor komen voor rekening van de debiteur (tot het wettelijk maximum).
• Gerechtelijke procedure starten — Als buitengerechtelijke incasso niet lukt, kunt u een dagvaardingsprocedure starten bij de kantonrechter. Voor vorderingen tot €25.000 is de kantonrechter bevoegd. U kunt hierbij ook de proceskosten op de debiteur verhalen.

Het is verstandig om alle correspondentie en bewijsstukken zorgvuldig te bewaren. De rechter zal controleren of u het correcte incassotraject hebt doorlopen, inclusief het versturen van een geldige WIK-brief.