Het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief

Wanneer een klant niet op tijd betaalt, wilt u actie ondernemen. Maar welke brief stuurt u precies? In de praktijk worden de termen aanmaning en WIK-brief vaak door elkaar gebruikt, terwijl het twee wezenlijk verschillende documenten zijn. In dit artikel leggen wij het verschil helder uit, zodat u altijd de juiste brief op het juiste moment verstuurt.

Een aanmaning, ook wel betalingsherinnering genoemd, is een brief waarin u uw klant vriendelijk of dringend verzoekt om een openstaande factuur te betalen. Een aanmaning is vormvrij: er zijn geen wettelijke eisen aan de inhoud of het format. U kunt een aanmaning zo vaak sturen als u wilt.

De meeste ondernemers sturen eerst een vriendelijke herinnering, gevolgd door een strengere tweede aanmaning. Dit is een goede werkwijze om de relatie met uw klant te bewaren, maar het is juridisch niet verplicht. Een aanmaning geeft u echter geen recht om incassokosten in rekening te brengen.

Een WIK-brief is een wettelijk verplichte aanmaning op grond van de Wet Incassokosten (WIK). Wanneer u incassokosten wilt doorbelasten aan een consument, bent u verplicht om eerst een WIK-conforme veertiendagenbrief te sturen. Zonder deze brief kunt u de incassokosten niet rechtsgeldig vorderen.

De WIK-brief moet aan een aantal wettelijke eisen voldoen. Zo moet u de debiteur een betalingstermijn van minimaal 14 dagen geven, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief. Daarnaast moet u het exacte bedrag aan incassokosten vermelden dat verschuldigd wordt als er niet op tijd betaald wordt. U kunt de WIK-brief ook per e-mail versturen. Lees meer over de inhoudelijke eisen op onze pagina Wat is een WIK-brief?.

Hieronder vindt u een overzicht van de belangrijkste verschillen tussen een gewone aanmaning en een WIK-brief:

Het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief wordt vaak onderschat. Een aanmaning is vriendelijk, een WIK-brief is juridisch bindend. Alleen met een correcte WIK-brief kun je incassokosten vorderen van consumenten volgens de BIK-staffel.

Het antwoord hangt af van uw situatie en uw doel:

• Vriendelijke herinnering: stuur een gewone aanmaning wanneer u de klantrelatie wilt behouden en verwacht dat een herinnering voldoende is.
• Incassokosten vorderen (consument): stuur altijd eerst een WIK-brief. Zonder deze brief kunt u de incassokosten niet rechtsgeldig in rekening brengen.
• Zakelijke klant: bij een zakelijke debiteur is een WIK-brief juridisch niet verplicht, maar het versturen ervan is wel aan te raden als professionele en transparante werkwijze.

In de praktijk kiezen veel ondernemers ervoor om eerst een of twee aanmaningen te sturen en vervolgens, als betaling uitblijft, een WIK-brief te versturen als laatste stap voor het inschakelen van een incassobureau.

Als u geen WIK-brief stuurt voordat u incassokosten in rekening brengt bij een consument, dan zijn die incassokosten niet verschuldigd. Een rechter zal de incassokosten in dat geval afwijzen. Daarnaast loopt u ook de wettelijke rente mis die u anders had kunnen vorderen.

Daarnaast loopt u het risico dat een rechter uw gehele vordering kritischer bekijkt. Het niet volgen van de wettelijke procedure kan uw positie verzwakken, ook als de hoofdvordering op zich terecht is.

Wilt u direct de juiste incassokosten berekenen? Gebruik onze gratis incassokosten-calculator om het exacte bedrag te bepalen.

Een aanmaning en een WIK-brief dienen verschillende doelen. De aanmaning is een vrijblijvende herinnering, terwijl de WIK-brief een wettelijk vereiste is om incassokosten te mogen vorderen bij consumenten. Zorg ervoor dat u altijd de juiste brief op het juiste moment stuurt. Via wikbriefversturen.nl genereert u binnen 2 minuten een juridisch correcte WIK-brief, compleet met de juiste berekening en betalingstermijn.