Incassokosten en BTW: wat moet u weten?

Wanneer u incassokosten in rekening brengt bij een debiteur, rijst al snel de vraag: moet u daar BTW over berekenen? En zo ja, mag u die BTW doorbelasten? Het antwoord hangt af van uw situatie. In dit artikel leggen wij de regels uit en geven wij een concreet rekenvoorbeeld.

Incassokosten zijn een vorm van schadevergoeding. De Belastingdienst beschouwt schadevergoedingen in beginsel niet als vergoeding voor een prestatie. Dat betekent dat u in de meeste gevallen geen BTW hoeft te berekenen over incassokosten die u zelf aan uw debiteur in rekening brengt.

Dit is anders wanneer u een incassobureau inschakelt. Het incassobureau verleent een dienst aan u (de schuldeiser) en brengt daarover BTW in rekening. Deze BTW betaalt u aan het incassobureau en kunt u (indien u BTW-plichtig bent) als voorbelasting aftrekken.

Kort samengevat:

• U int zelf: geen BTW over de incassokosten die u doorbelast aan de debiteur.
• Incassobureau int voor u: het incassobureau brengt BTW aan u in rekening over hun dienstverlening. U kunt deze BTW aftrekken als voorbelasting.

De vraag of u BTW mag doorbelasten aan uw debiteur hangt af van de situatie:

• Zelf incasseren: u berekent geen BTW over de incassokosten. De BIK-staffel is inclusief eventuele BTW. U mag dus het bedrag uit de staffel doorbelasten zonder daar BTW bij op te tellen.
• Via een incassobureau: als u niet BTW-plichtig bent (bijvoorbeeld als zorgverlener of in het onderwijs), kunt u de BTW die het incassobureau aan u in rekening brengt niet aftrekken. In dat geval mag u de BTW-component als extra schade doorbelasten aan de debiteur, bovenop de incassokosten uit de BIK-staffel.

Dit onderscheid is belangrijk: als u wel BTW-plichtig bent en de BTW kunt aftrekken, mag u de BTW niet ook nog doorbelasten aan de debiteur. Dat zou dubbel voordeel opleveren.

Hieronder twee situaties met een openstaande factuur van € 1.500,00:

Het verschil is dus € 47,25. Voor ondernemers die zelf incasseren en BTW-plichtig zijn, is het eenvoudig: geen BTW over de incassokosten. Lees ook wanneer u incassokosten mag rekenen. Gebruik onze incassokosten-calculator om het exacte bedrag voor uw situatie te berekenen.

Veel ondernemers vergeten BTW toe te voegen aan incassokosten. Als je BTW-plichtig bent, moet je 21% BTW berekenen over de incassokosten, niet over het hoofdbedrag. Dit kan oplopen tot tientallen euro's extra.

Sommige beroepsgroepen zijn vrijgesteld van BTW, zoals medische beroepen, onderwijs en bepaalde culturele instellingen. Als u BTW-vrijgesteld bent en een incassobureau inschakelt, kunt u de BTW die het bureau in rekening brengt niet aftrekken als voorbelasting.

In dat geval mag u de BTW-component als aanvullende schadevergoeding doorbelasten aan de debiteur. De Hoge Raad heeft bevestigd dat dit redelijk is, omdat de BTW voor u een daadwerkelijke kostenpost vormt. U dient dit wel duidelijk te specificeren in uw vordering.

Het is van belang dat u de incassokosten correct vermeldt in uw WIK-brief. De wet vereist dat u het exacte bedrag aan incassokosten noemt dat verschuldigd wordt bij niet-tijdige betaling. Dit bedrag moet overeenkomen met de BIK-staffel.

Als u BTW-vrijgesteld bent en de BTW wilt doorbelasten, neem dit dan als apart bedrag op in uw vordering (niet in de WIK-brief zelf). De WIK-brief vermeldt het bedrag conform de BIK-staffel; de aanvullende BTW-schade vordert u in een later stadium.

Tip: vermeld in de WIK-brief nooit een hoger bedrag aan incassokosten dan de BIK-staffel toestaat. Dit kan ertoe leiden dat de gehele vordering aan incassokosten wordt afgewezen, ook als het meerdere slechts de BTW-component betrof.

In de meeste gevallen berekent u geen BTW over incassokosten wanneer u zelf incasseert. Alleen als u BTW-vrijgesteld bent en een incassobureau inschakelt, mag u de niet-aftrekbare BTW als extra schade doorbelasten. Naast incassokosten kunt u ook wettelijke rente vorderen. Vermeld in uw WIK-brief altijd het bedrag conform de BIK-staffel, zonder BTW-opslag. Via wikbriefversturen.nl wordt het correcte bedrag automatisch berekend en opgenomen in uw WIK-brief.