Wanneer mag u incassokosten in rekening brengen?

Een klant betaalt niet op tijd en u wilt de kosten van het incassotraject doorbelasten. Begrijpelijk, maar het doorberekenen van incassokosten is aan strenge wettelijke regels gebonden. In dit artikel leest u precies wanneer u incassokosten mag rekenen, hoe hoog die mogen zijn en welke stappen u eerst moet zetten.

Voordat u incassokosten in rekening mag brengen, moet aan een aantal voorwaarden zijn voldaan. De belangrijkste zijn:

• De factuur is vervallen: de afgesproken betalingstermijn is verstreken en de klant is in verzuim.
• U heeft een WIK-brief gestuurd (bij consumenten): bij particuliere klanten bent u wettelijk verplicht om eerst een veertiendagenbrief te sturen conform de Wet Incassokosten. Lees meer over het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief.
• De betalingstermijn uit de WIK-brief is verstreken: de debiteur heeft na ontvangst van de WIK-brief minimaal 14 dagen de tijd gehad om te betalen, en heeft dat niet gedaan.

Pas als aan al deze voorwaarden is voldaan, mag u incassokosten in rekening brengen. Het overslaan van een van deze stappen kan ertoe leiden dat een rechter de incassokosten afwijst.

De Wet Incassokosten (WIK) bepaalt dat u bij vorderingen op consumenten eerst een zogenaamde veertiendagenbrief moet sturen. In deze brief moet u:

• De debiteur minimaal 14 dagen de tijd geven om te betalen, gerekend vanaf de dag na ontvangst van de brief.
• Het exacte bedrag aan incassokosten vermelden dat verschuldigd wordt als niet tijdig betaald wordt.
• De formulering correct opstellen: de Hoge Raad heeft duidelijke eisen gesteld aan de tekst van de veertiendagenbrief.

Stuurt u geen WIK-brief, of bevat de brief fouten, dan zijn de incassokosten niet verschuldigd. Het is daarom verstandig om een beproefd format te gebruiken. Op wikbriefversturen.nl genereert u automatisch een juridisch correcte WIK-brief op basis van uw factuurgegevens.

De maximale incassokosten worden berekend volgens de staffel uit het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK). De staffel werkt met schijven over de hoofdsom:

Het minimumbedrag aan incassokosten is altijd € 40,00. Dit geldt ook als het berekende percentage lager uitvalt. Het maximumbedrag is € 6.775,00. Lees ook ons artikel over incassokosten en BTW. Gebruik onze incassokosten-calculator om het exacte bedrag voor uw situatie te berekenen.

De timing is cruciaal: je moet minimaal 14 dagen wachten vanaf de dag na ontvangst van de WIK-brief. Tel je te vroeg incassokosten, dan verlies je dat recht volledig. Wees geduldig en volg de wet nauwkeurig.

De regels verschillen aanzienlijk afhankelijk van of uw debiteur een consument of een zakelijke klant is:

• Consument: de WIK-brief is verplicht. De BIK-staffel bepaalt de maximale incassokosten. U mag niet meer rekenen dan de staffel toestaat.
• Zakelijke klant: de WIK-brief is niet wettelijk verplicht, maar wel aan te raden. Incassokosten mogen contractueel worden vastgelegd in uw algemene voorwaarden. Zonder contractuele afspraak geldt de BIK-staffel als redelijke maatstaf.

Let op: ook bij zakelijke klanten kan een rechter onredelijk hoge incassokosten matigen. Het is verstandig om ook bij zakelijke relaties de BIK-staffel als uitgangspunt te nemen. Twijfelt u of u zelf moet incasseren? Lees ons artikel over incassobureau of zelf incasseren.

In de praktijk gaat het regelmatig mis bij het in rekening brengen van incassokosten. Dit zijn de meest voorkomende fouten:

• Geen WIK-brief gestuurd: de meest voorkomende fout. Zonder WIK-brief zijn de incassokosten bij een consument niet verschuldigd.
• Onjuiste betalingstermijn: de 14 dagen moeten ingaan de dag na ontvangst, niet na de datum van de brief. Een formulering als "binnen 14 dagen na dagtekening" is onjuist.
• Verkeerd bedrag vermeld: als het genoemde bedrag aan incassokosten niet overeenkomt met de BIK-staffel, kan de gehele vordering worden afgewezen.
• Incassokosten bij elke aanmaning verhogen: u mag slechts eenmaal incassokosten in rekening brengen per vordering, niet cumulatief bij elke herinnering.

Incassokosten in rekening brengen mag, maar alleen als u de juiste stappen volgt. Stuur altijd eerst een correcte WIK-brief bij consumenten, hanteer de BIK-staffel en vermeld het exacte bedrag. Naast incassokosten kunt u ook wettelijke rente vorderen. Zo voorkomt u dat uw incassokosten worden afgewezen door een rechter. Op wikbriefversturen.nl zorgen wij ervoor dat uw WIK-brief automatisch aan alle wettelijke eisen voldoet.