Algemene Voorwaarden

1. Definities

• Platform: de website wikbriefversturen.nl, beheerd door Credifin Nederland B.V.
• Dienstverlener: Credifin Nederland B.V., gevestigd te Amsterdam, KvK 34226691.
• Gebruiker: iedere natuurlijke of rechtspersoon die een account aanmaakt en gebruik maakt van het Platform.
• WIK-brief: een veertiendagenbrief (aanmaning) conform artikel 6:96 lid 6 BW, opgesteld via het Platform.
• Credit: een digitale eenheid die recht geeft op het versturen van één WIK-brief via het Platform.
• Debiteur: de persoon of organisatie aan wie de WIK-brief is gericht.

2. Toepasselijkheid

Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op ieder gebruik van het Platform en alle overeenkomsten die tussen Dienstverlener en Gebruiker tot stand komen. Door het aanmaken van een account of het gebruik van het Platform gaat Gebruiker akkoord met deze voorwaarden.

Dienstverlener behoudt zich het recht voor deze voorwaarden te wijzigen. Bij wezenlijke wijzigingen wordt Gebruiker hiervan per e-mail op de hoogte gesteld. Voortgezet gebruik van het Platform na wijziging geldt als acceptatie van de gewijzigde voorwaarden.

3. De Dienst

Het Platform stelt Gebruiker in staat om:

• Factuurgegevens te laten uitlezen uit geüploade documenten (PDF, afbeelding of scan);
• Op basis van deze gegevens een WIK-brief (veertiendagenbrief) te laten genereren conform de Wet Incassokosten;
• De incassokosten automatisch te laten berekenen volgens de wettelijke staffel;
• De WIK-brief te downloaden als PDF of te versturen per e-mail via het Platform;
• Een verzendbevestiging te downloaden als bewijs van verzending.

Het Platform is een hulpmiddel voor het opstellen en versturen van aanmaningen. Het Platform verleent geen juridisch advies en is geen advocatenkantoor of incassobureau. Gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de juistheid van de ingevoerde gegevens en het correct naleven van de wettelijke vereisten.

4. Account en Registratie

Voor het gebruik van het Platform is een account vereist. Bij registratie verstrekt Gebruiker waarheidsgetrouwe en actuele bedrijfsgegevens. Gebruiker is verantwoordelijk voor het geheimhouden van inloggegevens en voor al het gebruik dat via het account plaatsvindt.

Dienstverlener behoudt zich het recht voor om accounts zonder opgaaf van reden te weigeren, op te schorten of te beëindigen, in het bijzonder bij (vermoeden van) misbruik of fraude.

5. Verantwoordelijkheid Gebruiker

Gebruiker is volledig en uitsluitend verantwoordelijk voor:

• De juistheid en volledigheid van alle ingevoerde gegevens, waaronder maar niet beperkt tot: factuurnummer, bedragen, naam en adres van de debiteur, en het e-mailadres van de debiteur;
• Het correct invoeren van het e-mailadres van de debiteur. Indien Gebruiker een onjuist e-mailadres opgeeft, draagt Dienstverlener hiervoor geen enkele aansprakelijkheid;
• De legitimiteit van de vordering. Gebruiker garandeert dat de factuur waarop de WIK-brief betrekking heeft daadwerkelijk verschuldigd is en dat de termijn voor betaling is verstreken;
• Het naleven van alle toepasselijke wet- en regelgeving bij het versturen van aanmaningen;
• Het bewaren van eigen administratie en bewijsstukken ter onderbouwing van de vordering.

6. Aansprakelijkheid

6.1 Beperking van aansprakelijkheid

Dienstverlener is niet aansprakelijk voor:

• Schade ontstaan door het invoeren van onjuiste, onvolledige of verouderde gegevens door Gebruiker, waaronder een verkeerd e-mailadres van de debiteur;
• Het niet bezorgen of niet openen van e-mails door de ontvangende partij, ongeacht de oorzaak (spamfilters, volle mailbox, onjuist adres, technische storingen bij de ontvangende mailserver);
• Juridische geschillen tussen Gebruiker en de debiteur die voortvloeien uit het verzenden van een WIK-brief;
• Directe of indirecte schade, waaronder gederfde winst, gemiste besparingen, reputatieschade of gevolgschade van welke aard dan ook, voortvloeiend uit het gebruik van het Platform;
• De inhoudelijke juistheid van automatisch uitgelezen factuurgegevens. Gebruiker dient de gegevens altijd te controleren vóór verzending;
• Storingen, onderbrekingen of fouten in het Platform, de e-maildienst of de servers van derden;
• Schade als gevolg van ongeautoriseerde toegang tot het account van Gebruiker door onvoldoende beveiliging van inloggegevens.

6.2 Maximale aansprakelijkheid

Indien Dienstverlener om welke reden dan ook toch aansprakelijk wordt gehouden, is de aansprakelijkheid te allen tijde beperkt tot het bedrag dat Gebruiker in de drie (3) maanden voorafgaand aan de schadeveroorzakende gebeurtenis aan Dienstverlener heeft betaald voor het gebruik van het Platform, met een maximum van € 100,-.

6.3 E-mail en bezorging

Het Platform maakt gebruik van een externe e-maildienst (Resend) voor het verzenden van WIK-brieven per e-mail. Dienstverlener spant zich in om e-mails correct te verzenden en biedt een verzendbevestiging als bewijs, maar kan niet garanderen dat e-mails daadwerkelijk worden bezorgd of geopend. De verzendbevestiging dient uitsluitend ter indicatie en vormt geen sluitend juridisch bewijs.

7. Fraude en Misbruik

7.1 Verboden gebruik

Het is uitdrukkelijk verboden het Platform te gebruiken voor:

• Het versturen van aanmaningen voor fictieve, valse of onrechtmatige vorderingen;
• Het opzettelijk intimideren, bedreigen of onder druk zetten van personen die niets verschuldigd zijn;
• Het misbruiken van het Platform als middel voor oplichting, identiteitsfraude of enige andere vorm van fraude;
• Het versturen van aanmaningen naar personen of bedrijven waarmee geen daadwerkelijke zakelijke relatie bestaat;
• Het invoeren van gegevens van een ander bedrijf als crediteur zonder daartoe bevoegd te zijn;
• Iedere andere handeling die in strijd is met de Nederlandse wet, de goede zeden of de openbare orde.

7.2 Maatregelen

Bij (vermoeden van) misbruik of fraude is Dienstverlener gerechtigd om:

• Het account van Gebruiker per direct op te schorten of te beëindigen, zonder restitutie van credits of betaalde bedragen;
• Aangifte te doen bij de bevoegde autoriteiten;
• Alle geleden schade op Gebruiker te verhalen, inclusief onderzoekskosten en juridische kosten;
• Gegevens van Gebruiker te bewaren en te delen met opsporingsinstanties indien daartoe een wettelijke grondslag bestaat.

7.3 Vrijwaring

Gebruiker vrijwaart Dienstverlener volledig tegen alle aanspraken van derden die voortvloeien uit of verband houden met het gebruik van het Platform door Gebruiker, waaronder aanspraken van debiteuren, toezichthouders, of andere partijen. Dit omvat alle schade, kosten (waaronder juridische kosten) en boetes die Dienstverlener als gevolg hiervan lijdt.

8. Prijzen en Betaling

Bij het aanmaken van een account ontvangt Gebruiker een aantal gratis credits. Aanvullende credits kunnen worden aangeschaft via het Platform. Alle prijzen zijn inclusief BTW, tenzij anders vermeld.

Betaling geschiedt via de betalingsdienst Stripe. Na succesvolle betaling worden credits direct bijgeschreven op het account van Gebruiker.

Eenmaal aangeschafte credits zijn niet restitueerbaar, behalve wanneer Dienstverlener hiertoe wettelijk verplicht is. Credits zijn niet overdraagbaar en hebben geen geldwaarde buiten het Platform.

9. Intellectueel Eigendom

Alle rechten op het Platform, de software, het ontwerp, teksten, logo's en overige materialen berusten bij Dienstverlener. Niets uit het Platform mag worden verveelvoudigd, opgeslagen of openbaar gemaakt zonder voorafgaande schriftelijke toestemming.

De door het Platform gegenereerde WIK-brieven mogen door Gebruiker vrijelijk worden gebruikt voor het doel waarvoor zij zijn opgesteld.

10. Privacy en Gegevensverwerking

Dienstverlener verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Geüploade facturen worden direct na het uitlezen van de gegevens verwijderd. Alleen de noodzakelijke gegevens voor het opstellen van de WIK-brief worden opgeslagen.

Voor meer informatie verwijzen wij naar ons Privacybeleid en Cookiebeleid, beschikbaar op het Platform.

11. Beschikbaarheid en Onderhoud

Dienstverlener streeft naar een zo hoog mogelijke beschikbaarheid van het Platform, maar garandeert geen ononderbroken toegang. Het Platform kan tijdelijk niet beschikbaar zijn wegens onderhoud, updates of omstandigheden buiten de macht van Dienstverlener. Dienstverlener is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van tijdelijke onbeschikbaarheid.

12. Beëindiging

Gebruiker kan het account op elk moment beëindigen via de accountinstellingen of door contact op te nemen met Dienstverlener. Openstaande credits vervallen bij beëindiging en worden niet gerestitueerd.

Dienstverlener kan het account van Gebruiker beëindigen bij schending van deze voorwaarden, (vermoeden van) fraude, of wanneer voortzetting van de dienstverlening niet langer redelijkerwijs gevergd kan worden.

13. Toepasselijk Recht en Geschillen

Op deze Algemene Voorwaarden en alle overeenkomsten tussen Dienstverlener en Gebruiker is Nederlands recht van toepassing.

Geschillen worden bij uitsluiting voorgelegd aan de bevoegde rechter in het arrondissement Amsterdam.

14. Contact

• Credifin Nederland B.V.
• Leijenberghlaan 199D, 1082 GG Amsterdam
• KvK: 34226691
• BTW: NL8145.88.888.B01
• E-mail: [email protected]
• Telefoon: 020 345 2675

Deze algemene voorwaarden zijn opgesteld door Credifin Nederland B.V. en treden in werking op 1 maart 2026. Raadpleeg bij twijfel altijd een juridisch adviseur.