WIK-brief per e-mail versturen: mag dat?

U wilt een WIK-brief versturen, maar liever per e-mail dan per post. Niet zeker of u een WIK-brief of een gewone aanmaning moet sturen? Lees eerst het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief. E-mail is sneller, goedkoper en u heeft direct een digitaal bewijs. Maar mag het juridisch gezien wel? In dit artikel bespreken wij wat de wet zegt, wanneer e-mail is toegestaan en hoe u ervoor zorgt dat uw digitale WIK-brief stand houdt bij de rechter.

De Wet Incassokosten (WIK) schrijft voor dat u de debiteur een veertiendagenbrief moet sturen, maar de wet schrijft niet voor via welk medium dit moet gebeuren. Er staat nergens in de wet dat een WIK-brief per aangetekende post verstuurd moet worden.

De wetgever heeft de WIK bewust medianeutraal opgesteld. Dat betekent dat een WIK-brief in principe via elk communicatiemiddel verstuurd mag worden: per post, per e-mail, of zelfs via een berichtenservice. De kern is dat de brief de debiteur daadwerkelijk bereikt.

E-mail is toegestaan wanneer dit een gebruikelijk communicatiekanaal is tussen u en de debiteur. Dit is het geval wanneer:

• U eerder facturen of correspondentie per e-mail heeft verstuurd aan deze klant.
• De klant zijn of haar e-mailadres heeft opgegeven als contactgegeven (bijvoorbeeld bij het plaatsen van een bestelling of het aangaan van een overeenkomst).
• De klant eerder heeft gereageerd op e-mails van u, waarmee het e-mailadres als communicatiekanaal is bevestigd.

Als u nog nooit per e-mail met de klant heeft gecommuniceerd en alleen een postadres bekend is, is het verstandiger om de WIK-brief per post te versturen. De bewijslast dat de brief is ontvangen, ligt namelijk bij u.

Het belangrijkste aandachtspunt bij het versturen van een WIK-brief per e-mail is de bewijslast. Als de debiteur ontkent de brief te hebben ontvangen, moet u kunnen aantonen dat de e-mail is verstuurd en bij voorkeur ook dat deze is afgeleverd of geopend.

Er zijn verschillende manieren om dit bewijs te leveren:

• Verzendbevestiging: bewaar altijd de verzonden e-mail inclusief datum, tijdstip en het e-mailadres van de ontvanger.
• Afleveringsbevestiging: sommige e-maildiensten bieden een afleveringsrapport dat aantoont dat de e-mail is afgeleverd bij de mailserver van de ontvanger.
• Leesbevestiging (open tracking): een trackingpixel in de e-mail kan registreren wanneer de ontvanger de e-mail heeft geopend. Dit is het sterkste bewijs dat de brief is ontvangen.

Op wikbriefversturen.nl bieden wij automatische e-mail tracking bij elke verstuurde WIK-brief. U kunt in uw dashboard precies zien wanneer uw brief is afgeleverd en geopend. Dit geeft u een sterk bewijsmiddel mocht het tot een geschil komen.

E-mail versturen van een WIK-brief is volledig toegestaan, mits je kunt bewijzen dat de debiteur hem heeft ontvangen. Ik adviseer altijd een leesbevestiging te gebruiken. Zonder bewijs van ontvangst loop je het risico dat de rechter de incassokosten afwijst.

Het versturen van een WIK-brief per e-mail biedt een aantal praktische voordelen ten opzichte van traditionele post:

• Snelheid: de brief wordt direct afgeleverd, in plaats van na 1-3 werkdagen via PostNL.
• Kosten: geen porto- of drukkosten.
• Bewijs: met e-mail tracking heeft u beter bewijs van ontvangst dan bij een gewone brief (een niet-aangetekende brief biedt immers geen bewijs van ontvangst).
• Archivering: digitale opslag is eenvoudiger en duurzamer dan papieren archivering.
• 14-dagentermijn start eerder: omdat de e-mail direct wordt afgeleverd, gaat de 14-dagentermijn eerder in dan bij post.

Wilt u uw WIK-brief per e-mail versturen? Houd dan rekening met de volgende tips:

• Verstuur de brief naar het e-mailadres dat de klant zelf aan u heeft opgegeven. Gebruik geen e-mailadres dat u op internet heeft gevonden.
• Voeg de WIK-brief als PDF-bijlage toe, zodat de inhoud niet kan worden gewijzigd en de opmaak behouden blijft.
• Vermeld in het onderwerp duidelijk dat het om een aanmaning gaat, bijvoorbeeld: "Laatste aanmaning - Factuurnummer [nummer]".
• Bewaar een kopie van de verzonden e-mail en eventuele aflever- en leesbevestigingen in uw administratie.
• Overweeg om de WIK-brief daarnaast ook per post te sturen als extra zekerheid, met name bij hogere bedragen.

Ja, u mag een WIK-brief per e-mail versturen. De wet schrijft geen specifiek medium voor. Wel is het van belang dat u kunt bewijzen dat de brief is ontvangen. Met e-mail tracking via wikbriefversturen.nl bouwt u dat bewijs automatisch op. Zo combineert u de snelheid en het gemak van e-mail met de juridische zekerheid die u nodig heeft. Na het verstrijken van de 14-dagentermijn mag u incassokosten in rekening brengen en wettelijke rente vorderen. Gebruik onze incassokosten-calculator om het exacte bedrag te bepalen.