Betalingsherinnering versturen: voorbeeld, tips & volgende stappen
Een betalingsherinnering is de eerste stap als uw klant een factuur niet op tijd betaalt. Het is een vriendelijke herinnering — nog geen juridisch document. Helpt het niet? Dan volgt de WIK-brief (14-dagenbrief), waarmee u wettelijk incassokosten mag vorderen.
Wat is een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering is een informeel bericht aan uw klant dat een factuur nog openstaat. Het is geen juridisch document en er zijn geen wettelijke vereisten aan de inhoud of vorm.
Het doel is simpel: uw klant herinneren aan de openstaande factuur en een betaling uitlokken. In veel gevallen is vergeetachtigheid de oorzaak — niet onwil. Een vriendelijke herinnering lost het dan al op.
Belangrijk verschil: een betalingsherinnering is iets anders dan een WIK-brief. De WIK-brief is een wettelijk verplichte aanmaning die u moet versturen voordat u incassokosten mag vorderen. Lees meer over het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief.
Wanneer stuurt u een betalingsherinnering?
Stuur uw eerste betalingsherinnering zodra de betalingstermijn is verstreken. Dat is meestal 14 of 30 dagen na de factuurdatum, afhankelijk van uw voorwaarden.
Een veelgebruikt escalatieschema:
Dag 1-7 na vervaldatum — 1e betalingsherinnering
Vriendelijke toon. "Wellicht is het u ontgaan" — geef het voordeel van de twijfel.
Dag 14-21 — 2e herinnering / aanmaning
Dringender. Vermeld dat u verdere stappen overweegt als er niet snel betaald wordt.
Dag 21-30 — WIK-brief (14-dagenbrief)
De wettelijk verplichte brief. Start de 14-dagentermijn. Na afloop mag u incassokosten vorderen.
Wacht niet te lang met het versturen van een WIK-brief. Lees onze handleiding voor het versturen van een 14-dagenbrief.
Voorbeeld betalingsherinnering
Hieronder een voorbeeld van een professionele betalingsherinnering. Pas de tekst aan naar uw eigen situatie:
Voorbeeld — betalingsherinnering
Geachte heer/mevrouw [naam],
Graag brengen wij het volgende onder uw aandacht. Volgens onze administratie staat de volgende factuur nog open:
Factuurnummer: [nummer]
Factuurdatum: [datum]
Vervaldatum: [datum]
Openstaand bedrag: € [bedrag]
Mogelijk is deze factuur aan uw aandacht ontsnapt. Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag binnen 7 dagen over te maken op rekeningnummer [IBAN] onder vermelding van het factuurnummer.
Mocht u de betaling reeds hebben voldaan, dan kunt u deze herinnering als niet verzonden beschouwen.
Met vriendelijke groet,
[Uw naam / bedrijfsnaam]
Bekijk ook onze voorbeelden van WIK-brieven voor de formele vervolgstap.
Het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief wordt vaak onderschat. Een aanmaning is vriendelijk, een WIK-brief is juridisch bindend. Alleen met een correcte WIK-brief kun je incassokosten vorderen van consumenten volgens de BIK-staffel.
Tips voor een effectieve betalingsherinnering
- Wees vriendelijk maar duidelijk — Begin met het voordeel van de twijfel. "Wellicht is het u ontgaan" werkt beter dan "U heeft niet betaald".
- Noem het factuurnummer en bedrag — Maak het zo makkelijk mogelijk. Vermeld het exacte bedrag en factuurnummer zodat er geen verwarring ontstaat.
- Stel een concrete deadline — "Wij verzoeken u binnen 7 dagen te betalen" is effectiever dan "zo spoedig mogelijk".
- Herhaal de betaalgegevens — Voeg uw IBAN en eventueel een betaallink toe. Hoe minder moeite het kost, hoe sneller de betaling.
- Verstuur digitaal voor snelheid — E-mail is direct bezorgd. Lees meer over digitaal versturen.
- Handel snel — Hoe langer u wacht, hoe kleiner de kans op betaling. Stuur de herinnering direct na de vervaldatum.
Van herinnering naar WIK-brief: de escalatie
Niet elke niet-betaling vereist meteen juridische stappen. Bouw de druk geleidelijk op:
1e herinnering
Vriendelijke toon. Verwijs naar de factuur, noem het bedrag, geef een deadline van 7 dagen. Ga ervan uit dat het per ongeluk is.
2e herinnering
Dringender toon. Vermeld dat dit de tweede herinnering is en dat u bij uitblijven van betaling verdere stappen zult ondernemen.
WIK-brief
De wettelijk verplichte 14-dagenbrief. Hiermee kondigt u incassokosten aan en start de wettelijke termijn.
Na het verstrijken van de 14-dagentermijn mag u incassokosten berekenen en in rekening brengen. U kunt uw WIK-brief direct online versturen via wikbriefversturen.nl.
Betalingsherinnering per e-mail of per post?
Beide methoden zijn geschikt. De keuze hangt af van uw relatie met de klant en de urgentie:
Per e-mail
- Direct bezorgd, geen vertraging
- Makkelijk om betaallink mee te sturen
- Professioneel als PDF-bijlage
- Leesbevestiging mogelijk als bewijs
Per post
- Meer impact door fysiek document
- Geschikt als e-mail niet werkt
- Bezorgtijd: 1-3 werkdagen
- Hogere kosten per brief
Tip: Voor de betalingsherinnering is e-mail vaak voldoende. Voor de WIK-brief die daarna kan volgen, is bewijs van ontvangst belangrijk. Lees meer over WIK-brief per e-mail versturen.
Wat als de betalingsherinnering niet werkt?
Als uw herinneringen zonder resultaat blijven, is het tijd voor de volgende stap: de WIK-brief (ook wel 14-dagenbrief of veertiendagenbrief genoemd).
De WIK-brief is wettelijk verplicht voordat u incassokosten mag vorderen van een consument (artikel 6:96 lid 6 BW). In deze brief:
- Geeft u de debiteur een termijn van minimaal 14 dagen om te betalen
- Kondigt u het exacte bedrag aan incassokosten aan dat verschuldigd wordt bij niet-betaling
- Vermeldt u het openstaande factuurbedrag en de eventuele wettelijke rente
Na het verstrijken van de 14-dagentermijn mag u incassokosten in rekening brengen conform de BIK-staffel. Bereken het exacte bedrag met onze gratis incassokostencalculator.
Direct aan de slag? Verstuur uw WIK-brief online via wikbriefversturen.nl. Upload uw factuur, onze AI genereert automatisch een juridisch correcte WIK-brief met de juiste incassokostenberekening.
Veelgestelde vragen over de betalingsherinnering
Is een betalingsherinnering wettelijk verplicht?
Nee, een betalingsherinnering is niet wettelijk verplicht. Het is een informeel middel om uw klant te herinneren aan een openstaande factuur. Wat wél verplicht is voor consumenten, is de WIK-brief (14-dagenbrief) voordat u incassokosten mag vorderen.
Hoeveel betalingsherinneringen moet ik sturen?
Er is geen wettelijk minimum of maximum. In de praktijk sturen de meeste ondernemers 1 tot 2 herinneringen voordat zij overgaan op een WIK-brief. Meer dan 3 herinneringen wordt afgeraden — dit vertraagt uw incassoproces onnodig.
Mag ik kosten in rekening brengen voor een betalingsherinnering?
Bij consumenten (B2C) mag u pas kosten rekenen na het versturen van een correcte WIK-brief én het verstrijken van de 14-dagentermijn. Bij zakelijke klanten (B2B) mag u eerder kosten doorberekenen, mits dit in uw algemene voorwaarden is opgenomen.
Wat is het verschil tussen een betalingsherinnering en een aanmaning?
Een betalingsherinnering is vriendelijk en informeel — u herinnert de klant eraan dat een factuur openstaat. Een aanmaning is formeler en dringender, vaak met een waarschuwing voor gevolgen. De WIK-brief (14-dagenbrief) is de wettelijk vereiste aanmaning waarmee u incassokosten aankondigt.
Wanneer schakel ik over van herinnering naar WIK-brief?
Als uw betalingsherinnering(en) zonder resultaat blijven, is het tijd voor een WIK-brief. Dit is de wettelijk verplichte brief waarmee u de 14-dagentermijn start. Na die termijn mag u incassokosten vorderen. Wacht niet te lang — hoe sneller u handelt, hoe groter de kans op betaling.
Mag ik een betalingsherinnering per e-mail sturen?
Ja, een betalingsherinnering mag per e-mail worden verstuurd. Omdat het een informeel document is, zijn er geen wettelijke eisen voor de verzendmethode. Voor de WIK-brief die daarna volgt, is e-mail ook toegestaan, mits u bewijs van ontvangst kunt leveren.
Herinneringen werken niet? Verstuur een WIK-brief.
Juridisch correct, met automatische incassokostenberekening, bezorgbewijs en leesbevestiging. Eerste 3 brieven gratis.
Gratis account aanmakenBronnen & Referenties
- Artikel 6:96 Burgerlijk Wetboek - Buitengerechtelijke incassokosten— wetten.overheid.nl
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK)— wetten.overheid.nl
- Hoeveel betaal ik voor incassokosten?— rijksoverheid.nl
- Betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente— ondernemersplein.kvk.nl