14-dagenbrief versturen: wat u moet weten
De 14-dagenbrief — ook wel veertiendagenbrief of WIK-brief genoemd — is de wettelijk verplichte aanmaning die u moet versturen voordat u incassokosten mag vorderen van een consument. De naam verwijst naar de minimale termijn van 14 dagen die u de debiteur moet geven om alsnog te betalen.
Wat is een 14-dagenbrief?
De 14-dagenbrief is een aanmaningsbrief die voldoet aan de eisen van de Wet Incassokosten (WIK), vastgelegd in artikel 6:96 lid 6 van het Burgerlijk Wetboek. De wet is op 1 juli 2012 in werking getreden om consumenten te beschermen tegen onredelijk hoge incassokosten.
De naam "14-dagenbrief" verwijst naar de kernverplichting: u moet de debiteur een termijn geven van minimaal veertien dagen om alsnog te betalen. Pas na het verstrijken van deze termijn mag u incassokosten in rekening brengen.
Meer over de juridische achtergrond leest u op Wat is een WIK-brief?
Waarom precies 14 dagen?
De wetgever heeft bewust gekozen voor een termijn van veertien dagen. Dit is een balans tussen de belangen van schuldeiser en consument:
- Voor de consument: voldoende tijd om het bedrag te regelen, ook als de factuur onverwacht komt of het bedrag hoog is.
- Voor de schuldeiser: een duidelijk en relatief kort moment waarop u weet dat u verdere stappen mag ondernemen.
Belangrijk: de termijn is een minimum. U mag de debiteur meer tijd geven (bijvoorbeeld 21 of 30 dagen), maar nooit minder dan 14 dagen. Een brief met een kortere termijn is ongeldig.
De 14-dagentermijn stap voor stap
De Hoge Raad heeft in 2016 (ECLI:NL:HR:2016:2704) bevestigd hoe de termijn exact moet worden berekend. Hieronder de tijdlijn:
Dag 0 — Brief versturen
U verstuurt de 14-dagenbrief per e-mail of per post. Dit is het startpunt.
Dag 1 — Termijn begint
De termijn van 14 dagen begint op de dag na ontvangst. Bij e-mail: de dag na verzending. Bij post: de dag na bezorging (reken 1-3 werkdagen).
Dag 1-14 — Wachttermijn
De debiteur heeft 14 volledige dagen om te betalen. Betaalt de debiteur binnen deze termijn? Dan mag u geen incassokosten vorderen.
Dag 15 — Incassokosten mogen
Heeft de debiteur na 14 dagen niet betaald? Dan mag u de eerder aangezegde incassokosten in rekening brengen en verdere incassostappen ondernemen.
De termijn van veertien dagen is niet willekeurig gekozen door de wetgever. Het biedt de consument een redelijke periode om de betaling te regelen, terwijl de schuldeiser duidelijkheid krijgt over wanneer verdere stappen genomen mogen worden. Tel altijd vanaf de dag na ontvangst — niet vanaf de verzenddatum.
14-dagenbrief per e-mail of per post?
Beide verzendmethoden zijn wettelijk toegestaan. De keuze heeft echter gevolgen voor de ingangsdatum van de termijn:
Per e-mail
- Termijn start: dag na verzending
- Leesbevestiging als bewijs
- Direct bezorgd, geen vertraging
- Professionele PDF-bijlage
Per post
- Termijn start: dag na ontvangst
- Aangetekend versturen voor bewijs
- Bezorgtijd: 1-3 werkdagen
- Hogere kosten per brief
Lees ons uitgebreide artikel over WIK-brief per e-mail versturen voor juridische onderbouwing.
Incassokosten na de 14-dagentermijn
Als de debiteur niet betaalt binnen de 14-dagentermijn, mag u incassokosten vorderen op basis van de BIK-staffel. Het exacte bedrag hangt af van de hoogte van de vordering:
- Over de eerste €2.500: 15% (minimaal €40)
- Over de volgende €2.500: 10%
- Over de volgende €5.000: 5%
- Maximaal €6.775
Bereken direct het juiste bedrag met onze gratis incassokostencalculator. Is uw bedrijf niet BTW-plichtig? Lees dan ook over incassokosten en BTW.
Naast incassokosten kunt u ook wettelijke rente vorderen over de periode dat de betaling te laat is.
Voorbeeld 14-dagenbrief
Hieronder de kernpassages uit een correcte 14-dagenbrief (veertiendagenbrief):
Voorbeeld — kernpassages 14-dagenbrief
Geachte heer/mevrouw [naam],
Op [datum] hebben wij u een factuur gestuurd met nummer [nummer] ter hoogte van € [bedrag]. Ondanks eerdere herinneringen is deze factuur tot op heden niet voldaan.
Middels deze brief stellen wij u in de gelegenheid het openstaande bedrag alsnog te voldoen binnen 14 dagen na de dag van ontvangst van deze brief, dat wil zeggen vóór [datum].
Indien u niet binnen deze termijn betaalt, bent u naast het openstaande bedrag ook de wettelijke incassokosten verschuldigd. Deze bedragen € [incassokosten], berekend conform het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten.
Het totaalbedrag komt dan neer op € [totaalbedrag].
Bekijk volledige voorbeeldbrieven op onze voorbeeldenpagina — beschikbaar voor zowel BTW-plichtige als niet BTW-plichtige ondernemers.
Veelgemaakte fouten bij de 14-dagenbrief
De rechter wijst incassokosten regelmatig af vanwege fouten in de 14-dagenbrief. Vermijd deze valkuilen:
- Verkeerde termijnformulering — "Binnen 14 dagen na dagtekening" is ongeldig. De juiste formulering is "binnen veertien dagen na de dag waarop deze brief is ontvangen".
- Geen concreet bedrag — "De wettelijk toegestane incassokosten" zonder exact bedrag is niet voldoende. U moet het bedrag in euro's noemen.
- Verkeerde berekening — Als u een onjuist bedrag aan incassokosten vermeldt (te hoog of te laag), kan de rechter de gehele vordering afwijzen.
- Te vroeg incassokosten vorderen — U moet de volledige 14 dagen afwachten. Vordert u op dag 12, dan verliest u dat recht.
Bekijk onze voorbeelden van correcte WIK-brieven om fouten te voorkomen. Of lees meer over het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief.
Veelgestelde vragen over de 14-dagenbrief
Is een 14-dagenbrief hetzelfde als een WIK-brief?
Ja, de 14-dagenbrief, veertiendagenbrief en WIK-brief zijn verschillende benamingen voor dezelfde brief. De officiële juridische term verwijst naar de Wet Incassokosten (WIK), artikel 6:96 lid 6 BW.
Begint de 14-dagentermijn op de dag van verzending?
Nee. De termijn begint op de dag na ontvangst van de brief door de debiteur. Bij e-mail wordt aangenomen dat deze direct wordt ontvangen, dus de termijn start de dag na verzending. Bij post moet u rekening houden met 1-3 dagen bezorgtijd.
Wat als de debiteur op dag 13 betaalt?
Als de debiteur binnen de 14-dagentermijn betaalt, mag u geen incassokosten in rekening brengen. De brief heeft dan zijn doel bereikt: de debiteur heeft alsnog betaald.
Moet ik een 14-dagenbrief sturen aan zakelijke klanten?
Nee, de 14-dagenbrief is alleen wettelijk verplicht voor vorderingen op consumenten (B2C). Bij zakelijke relaties (B2B) mag u direct incassokosten vorderen, maar het versturen van een 14-dagenbrief is wel aan te raden.
Mag ik meerdere 14-dagenbrieven sturen?
U hoeft de 14-dagenbrief slechts eenmaal te versturen. Een tweede brief is niet nodig en verlengt de termijn niet. Na het verstrijken van de 14-dagentermijn mag u direct incassokosten in rekening brengen.
Verstuur uw 14-dagenbrief direct online
Juridisch correct, met automatische incassokostenberekening, bezorgbewijs en leesbevestiging. Eerste 3 brieven gratis.
Gratis account aanmakenBronnen & Referenties
- Artikel 6:96 lid 6 Burgerlijk Wetboek - Veertiendagentermijn— wetten.overheid.nl
- Hoge Raad 25 november 2016 - Ingangsdatum 14-dagentermijn (ECLI:NL:HR:2016:2704)— rechtspraak.nl
- Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK)— wetten.overheid.nl
- Betalingstermijn, incassokosten en wettelijke rente— ondernemersplein.kvk.nl
- Hoeveel betaal ik voor incassokosten?— rijksoverheid.nl