Question 1

Wat is een WIK-brief precies?

Accepted Answer

Een WIK-brief — ook wel 14-dagenbrief genoemd — is een wettelijk verplichte aanmaning op grond van artikel 6:96 lid 6 BW (Wet Incassokosten). U stuurt deze brief aan een consument die een factuur niet heeft betaald. In de brief geeft u de klant een laatste termijn van 14 dagen om het openstaande bedrag alsnog te voldoen. Pas na het verstrijken van deze termijn mag u incassokosten in rekening brengen. Zonder WIK-brief zijn de incassokosten niet opeisbaar.

Question 2

Wanneer moet ik een WIK-brief sturen?

Accepted Answer

U stuurt een WIK-brief nadat uw betalingsherinnering(en) zonder resultaat zijn gebleven en vóórdat u een incassobureau inschakelt. Het gebruikelijke proces is: factuur → betalingsherinnering → WIK-brief → incasso. De WIK-brief is wettelijk verplicht bij vorderingen op consumenten (particulieren). Zonder deze aanmaning kunt u de incassokosten niet verhalen op uw debiteur.

Question 3

Wat is het verschil tussen een aanmaning en een WIK-brief?

Accepted Answer

Een gewone aanmaning of betalingsherinnering is een informele brief waarin u de klant verzoekt te betalen. Een WIK-brief is een formele, wettelijk voorgeschreven aanmaning die voldoet aan de eisen van artikel 6:96 BW. Het verschil: in een WIK-brief moet u expliciet een betalingstermijn van minimaal 14 dagen noemen én het exacte bedrag aan incassokosten vermelden dat verschuldigd wordt als er niet op tijd wordt betaald. Alleen een correcte WIK-brief geeft u het recht om incassokosten te vorderen.

Question 4

Is de brief die jullie maken juridisch geldig?

Accepted Answer

Ja. Elke brief die u via wikbriefversturen.nl aanmaakt, voldoet aan alle eisen van de Wet Incassokosten (art. 6:96 lid 6 BW): de juiste formulering, een betalingstermijn van minimaal 14 dagen, de correcte berekening van incassokosten volgens de wettelijke staffel, en vermelding van het totaalbedrag inclusief incassokosten. De incassokosten worden automatisch berekend op basis van de hoogte van uw vordering.

Question 5

Geldt de WIK-brief ook voor zakelijke klanten (B2B)?

Accepted Answer

De WIK-brief is wettelijk verplicht bij vorderingen op consumenten (particulieren). Bij zakelijke klanten (B2B) is de 14-dagenbrief niet wettelijk vereist, maar het is wél verstandig om een professionele aanmaning te sturen voordat u een incassoprocedure start. U kunt wikbriefversturen.nl ook gebruiken voor zakelijke debiteuren. Het verschil is dat u bij zakelijke klanten meer vrijheid heeft in de hoogte van de incassokosten, mits dit redelijk is.

Question 6

Hoe leest het systeem mijn factuur uit?

Accepted Answer

U uploadt uw factuur als PDF, foto of scan. Ons AI-systeem leest automatisch de belangrijkste gegevens uit: uw bedrijfsgegevens (naam, adres, KvK), de gegevens van de debiteur, het factuurnummer, het factuurbedrag en de vervaldatum. U kunt alle gegevens controleren en zo nodig aanpassen voordat de WIK-brief wordt gegenereerd.

Question 7

Worden mijn facturen ergens opgeslagen?

Accepted Answer

Nee. Na het uitlezen van de gegevens wordt het geüploade bestand automatisch verwijderd van onze servers. Wij slaan alleen de gegevens op die nodig zijn voor het aanmaken van de brief. Uw data wordt verwerkt conform de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) en opgeslagen binnen de EU.

Question 8

Kan ik de brief per e-mail versturen?

Accepted Answer

Ja. De wet schrijft niet voor via welk kanaal de aanmaning moet worden verstuurd. Als u gewoonlijk per e-mail communiceert met uw klant, is e-mail een geldig kanaal. U kunt de brief direct via wikbriefversturen.nl per e-mail versturen — inclusief bezorgbewijs — of de brief downloaden als PDF en zelf verzenden per e-mail of post.

Question 9

Kan ik een WIK-brief sturen voor meerdere facturen tegelijk?

Accepted Answer

Ja. Als een klant meerdere openstaande facturen heeft, kunt u deze bundelen in één WIK-brief. Het systeem berekent dan automatisch de totale hoofdsom en de bijbehorende incassokosten over het gecombineerde bedrag. Dit is efficiënter dan voor elke factuur apart een brief te versturen.

Question 10

Hoeveel incassokosten mag ik vragen?

Accepted Answer

De hoogte van de incassokosten is wettelijk vastgelegd in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten (BIK-staffel). De staffel is als volgt: 15% over de eerste € 2.500 (minimum € 40), 10% over de volgende € 2.500, 5% over de volgende € 5.000, 1% over de volgende € 190.000, en 0,5% over het meerdere boven € 200.000 (maximum € 6.775). Ons systeem berekent het correcte bedrag automatisch op basis van uw vordering.

Question 11

Moet ik BTW berekenen over de incassokosten?

Accepted Answer

Dat hangt af van uw situatie. Als u BTW-plichtig bent, moet u 21% BTW berekenen over de incassokosten. Dit BTW-bedrag mag u bovenop de incassokosten in rekening brengen bij uw debiteur. Bent u vrijgesteld van BTW? Dan berekent u geen BTW over de incassokosten. Wikbriefversturen.nl berekent de BTW automatisch op basis van uw instellingen.

Question 12

Wat als mijn klant niet betaalt na de WIK-brief?

Accepted Answer

Als uw debiteur na de 14-dagentermijn nog steeds niet heeft betaald, mag u de vordering verhogen met de incassokosten. Vervolgens kunt u de vordering overdragen aan een incassobureau, de vordering zelf incasseren via een gerechtelijke procedure (dagvaarding), of een betalingsregeling treffen met uw debiteur. De WIK-brief die u via ons platform heeft verstuurd — inclusief het bezorgbewijs — dient als bewijs dat u aan de wettelijke vereisten heeft voldaan.

Question 13

Wat kost het om een brief te versturen?

Accepted Answer

Bij het aanmaken van een account ontvangt u 3 gratis brieven, zonder creditcard. Daarna kunt u een strippenkaart kopen (vanaf € 2,98 per brief) of een maandelijks pakket nemen voor regelmatig gebruik. Ter vergelijking: aangetekende post kost € 11,- per brief en u moet zelf naar het postkantoor.

Binnen 2 minutenuw WIK-brief versturen

Upload een factuur en ervaar het zelf

Heeft u een onbetaalde factuur?

Upload uw factuur

Controleer & bevestig

Verstuur de brief

Voor wie is wikbriefversturen.nl?

Beter dan aangetekende post

Elke brief voldoet aan de wet

Veelgemaakte fouten bij een WIK-brief

Verkeerde termijnformulering

Onjuiste incassokosten

Bedragen samenvoegen

Geen bewijslast opgebouwd

Simpel, eerlijk, geen verrassingen

Strippenkaart 10

Maandelijks

Strippenkaart 50

Ontdek meer over incasso

Veelgestelde vragen